Nutzungsbedingungen für GateBook Version: 1.0 Stand: 13. Juni 2026 Geltung: geschlossener Beta- und Testbetrieb Sprache: Deutsch Pflicht vor Veröffentlichung: Diese Fassung darf nicht mit eckigen Platzhaltern veröffentlicht werden. Anbieter, Rechtsform, Anschrift, Vertretung, Impressum-Link, Datenschutz-Link, Kontaktadresse und DSA-Kontakt müssen vor Veröffentlichung final ersetzt und mit Impressum, Datenschutzerklärung, Mail-Footer und Registrierungs-/Einladungsflow abgeglichen werden. 1. Anbieter und Kontakt Anbieter von GateBook ist: [Vollständiger rechtlicher Anbieter / Firma / natürliche Person] [Rechtsform, falls vorhanden] [Vertretungsberechtigte Person(en), falls erforderlich] [Ladungsfähige Anschrift] [Registergericht und Registernummer, falls vorhanden] [Umsatzsteuer-ID oder Wirtschafts-Identifikationsnummer, falls erforderlich] E-Mail für allgemeine Anfragen und Support: [support@gatebook.app oder andere freigegebene Adresse] E-Mail für rechtliche Hinweise und Meldungen: [legal@gatebook.app oder andere freigegebene Adresse] E-Mail für Datenschutzanfragen: [datenschutz@gatebook.app oder andere freigegebene Adresse] Weitere Anbieterinformationen stehen im Impressum: [Link zum Impressum]. Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten stehen in der Datenschutzerklärung: [Link zur Datenschutzerklärung]. 2. Geltungsbereich Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung von GateBook im geschlossenen Beta- und Testbetrieb. GateBook ist eine digitale Plattform zur Unterstützung von Organisations-, Rollen-, Governance-, Audit-, Nachweis-, Evidence- und Entscheidungsdokumentationsprozessen. Die Plattform ist insbesondere für fachliche und organisatorische Arbeitskontexte vorbereitet, nicht für private Verbraucherzwecke. Der Zugang zu GateBook erfolgt ausschließlich nach Einladung, Freigabe oder einem sonst vom Anbieter vorgesehenen Zulassungsprozess. Ein Anspruch auf Registrierung, Zugang, Aufnahme in eine Organisation, Freischaltung bestimmter Funktionen oder produktive Nutzung besteht nicht. Diese Nutzungsbedingungen gelten ergänzend zu besonderen Beta-Einladungen, projektspezifischen Vereinbarungen oder gesonderten Organisationsvereinbarungen. Bei Widersprüchen gehen individuell vereinbarte Regelungen vor. 3. Einbeziehung der Nutzungsbedingungen Diese Nutzungsbedingungen werden Vertragsbestandteil, wenn der Nutzer oder die nutzende Organisation vor oder bei Registrierung, Einladung, Login, Freischaltung oder sonstiger Nutzung ausdrücklich oder klar erkennbar auf sie hingewiesen wird, zumutbar von ihnen Kenntnis nehmen kann und ihrer Geltung zustimmt oder GateBook auf Grundlage dieses Hinweises nutzt. Bei wesentlichen Änderungen kann der Anbieter eine erneute Zustimmung verlangen. Schweigen gilt nicht als Zustimmung, soweit nicht im Einzelfall eine gesetzlich zulässige und transparente Änderungslogik vereinbart ist. Lehnt ein Nutzer erforderliche neue Nutzungsbedingungen ab, kann der Anbieter den weiteren Zugang einschränken oder beenden. 4. Beta-Status, Leistungsumfang und kostenlose Nutzung GateBook befindet sich im geschlossenen Beta- und Testbetrieb. Funktionen können unvollständig sein, Fehler enthalten, geändert, ergänzt, eingeschränkt, deaktiviert oder zurückgezogen werden. Die Beta dient der technischen, organisatorischen, fachlichen und rechtlichen Erprobung des Systems. Soweit einem Unternehmen oder einer Organisation im Rahmen der Closed Beta eine kostenlose Nutzung eingeräumt wird, gilt diese nur für den ausdrücklich freigegebenen Beta-Umfang. Ist in der Einladung keine abweichende Laufzeit genannt, ist die kostenlose Beta-Nutzung auf höchstens zwölf Monate ab Freischaltung begrenzt. Daraus entsteht kein Anspruch auf dauerhafte kostenlose Nutzung, spätere Produktivnutzung, bestimmte Module, bestimmte Integrationen, Datenmigration, Supportumfang oder Fortführung des Dienstes nach Ende der Beta. Billing-, Abonnement-, Kauf- oder Zahlungsfunktionen sind nicht Gegenstand dieser Nutzungsbedingungen, solange sie nicht ausdrücklich freigegeben und gesondert geregelt werden. 5. Registrierung, Konto und Zugangsdaten Nutzer müssen bei Registrierung, Einladung, Zugangsanfrage und Nutzung zutreffende und aktuelle Angaben machen. Zugangsdaten, Passwörter, Tokens, Sessiondaten, Einladungslinks und sonstige Zugriffsmittel sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an unberechtigte Dritte weitergegeben werden. Nutzer sind verpflichtet, den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn sie den Verdacht haben, dass Zugangsdaten kompromittiert wurden oder ein unberechtigter Zugriff erfolgt ist. Der Anbieter darf Zugänge ablehnen, prüfen, sperren, einschränken oder beenden, wenn dies aus Gründen der Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Beta-Governance, Fehlervermeidung, Betriebsstabilität, rechtlichen Prüfung oder zum Schutz anderer Nutzer, Organisationen oder Daten erforderlich ist. 6. Organisationen, Rollen und Berechtigungen GateBook unterscheidet persönliche Nutzerkonten, Organisationskontexte, Plattformrollen, Organisationsrollen, fachliche Funktionen, Verantwortungsprofile und spätere Spezialkontexte wie Gate-, Deputy-, Academy- oder Zertifikatsfunktionen. Eine Einladung, ein Zugangsantrag, eine E-Mail, eine Funktionsbezeichnung, eine Stellenbezeichnung, ein Layoutwechsel oder eine Profilangabe erzeugt keine automatische Organisationsmitgliedschaft, Owner-Rechte, OrgAdmin-Rechte, Deputy-Wirkung, Gate-Wirkung, Zertifikatswirkung, Nachweiswirkung oder öffentliche Sichtbarkeit. Organisationsrollen wie Owner, OrgAdmin, Member oder Viewer berechtigen nur zu den jeweils im System vorgesehenen und freigegebenen Handlungen. Ein Superadmin ist eine Plattformrolle und wird dadurch nicht automatisch Owner einer Organisation. Ein Viewer bleibt auf den freigegebenen Lesebereich beschränkt. Organisationen sind dafür verantwortlich, nur solche Personen einzuladen oder freizuschalten, die für den jeweiligen Organisationskontext berechtigt sind. Sie müssen vor der Nutzung mit Beschäftigten, Auftragnehmern oder Dritten selbst prüfen, ob arbeitsrechtliche, datenschutzrechtliche, mitbestimmungsrechtliche, vertragliche oder sonstige organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. 7. Persönlicher Bereich, Organisationskontext und Sichtbarkeit Der persönliche Bereich gehört zum jeweiligen Nutzerkonto. Private Arbeitskontexte, private Profilangaben, private Entwürfe und private Nachweise bleiben grundsätzlich privat, solange sie nicht in einem dafür vorgesehenen Prozess ausdrücklich freigegeben, einer Organisation zugeordnet oder für einen bestimmten Empfänger sichtbar gemacht werden. Ein Organisationskontext gehört zur jeweiligen Organisation und ihren Rollen-, Freigabe- und Sichtbarkeitsgrenzen. Der Wechsel in einen Organisationskontext verändert nicht automatisch die Sichtbarkeit privater Daten und erzeugt keine neue Rolle. Organisationen erhalten keinen automatischen Zugriff auf private Nachweise, private Rohdaten, private Entwürfe, Evidence-Details oder persönliche Arbeitskontexte. Ein Zugriff setzt eine passende Berechtigung, Freigabe oder andere zulässige Grundlage voraus. 8. Öffentliche Seiten, geteilte Links und Nachweisfreigaben Öffentliche Nutzerseiten, Unternehmensseiten, Public Work Profiles, Slugs, Subdomains, SEO-Freigaben, Public Read, Shared-by-Link, Contact Requests und öffentliche Nachweisfreigaben sind nur aktiv, wenn sie technisch bereitgestellt, rechtlich freigegeben und vom jeweils Berechtigten ausdrücklich aktiviert werden. Standard ist nicht öffentlich. Eine Veröffentlichung oder Linkfreigabe darf nur durch aktive, nachvollziehbare und zweckbezogene Handlung entstehen. Freigaben müssen, soweit technisch vorgesehen und rechtlich erforderlich, widerrufbar oder deaktivierbar sein. Private Rohdaten, private Arbeitskontexte, Evidence-Details, Decision-Record-Details und Nachweise werden nicht automatisch in öffentliche oder per Link zugängliche Ansichten übertragen. 9. Inhalte der Nutzer und Organisationen Nutzer und Organisationen sind für die von ihnen eingegebenen, hochgeladenen, gespeicherten, freigegebenen oder veröffentlichten Inhalte verantwortlich. Sie müssen sicherstellen, dass sie zur Nutzung dieser Inhalte berechtigt sind und dass Rechte Dritter, Geheimhaltungspflichten, Datenschutzvorgaben und gesetzliche Vorschriften eingehalten werden. Mit dem Einstellen von Inhalten räumen Nutzer und Organisationen dem Anbieter das einfache, räumlich und zeitlich auf die Vertrags- und Betriebszwecke beschränkte Recht ein, diese Inhalte zu speichern, technisch zu verarbeiten, zu sichern, anzuzeigen, berechtigten Empfängern zugänglich zu machen und im erforderlichen Umfang für Betrieb, Support, Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr zu nutzen. Eine darüber hinausgehende kommerzielle Verwertung fremder Inhalte erfolgt nicht ohne gesonderte Grundlage oder Freigabe. Der Anbieter kann Inhalte, Freigaben oder Zugänge entfernen, sperren oder einschränken, wenn konkrete Anhaltspunkte für Rechtsverletzungen, Verstöße gegen diese Nutzungsbedingungen, Sicherheitsrisiken, Missbrauch oder eine Überschreitung des freigegebenen Beta-Zwecks bestehen. 10. Meldung rechtswidriger Inhalte und DSA-Kontakt Soweit GateBook fremde Informationen speichert oder zugänglich macht, können mutmaßlich rechtswidrige Inhalte oder rechtswidrige Nutzungen über folgende Kontaktstelle gemeldet werden: [legal@gatebook.app / DSA-Kontaktadresse]. Eine Meldung sollte enthalten: 1. eine möglichst genaue Bezeichnung des betroffenen Inhalts, Links, Objekts oder Vorgangs, 2. eine nachvollziehbare Begründung, warum der Inhalt oder Vorgang rechtswidrig sein soll, 3. verfügbare Belege oder Kontextinformationen, 4. Name und Kontaktmöglichkeit der meldenden Person, soweit eine Rückmeldung gewünscht ist, 5. eine Erklärung, dass die Angaben nach bestem Wissen richtig und vollständig sind. Der Anbieter prüft Meldungen sorgfältig, sachlich und verhältnismäßig. Je nach Ergebnis kann der Anbieter Inhalte entfernen, den Zugang beschränken, Nutzer oder Organisationen informieren, weitere Nachweise anfordern oder keine Maßnahme ergreifen. Betroffene Nutzer werden über wesentliche Einschränkungen informiert, soweit dem keine gesetzlichen Pflichten, Sicherheitsinteressen, Missbrauchsrisiken oder berechtigten Geheimhaltungsinteressen entgegenstehen. Einwände gegen Maßnahmen können an dieselbe Kontaktstelle gerichtet werden. 11. Evidence, Decision Records, Gates, Deputies, Academy und Zertifikate Evidence, Nachweise, Artefakte und Decision Records dienen der nachvollziehbaren Dokumentation von Vorgängen, Entscheidungsgrundlagen und Verantwortlichkeiten. Sie sind keine Scores, keine Rankings, keine Mitarbeiterbewertung, keine Leistungsbewertung und keine automatische Eignungsaussage. GateBook trifft keine automatische Gate-Entscheidung. GateBook erstellt keine automatischen Kompetenzscores, Top-Listen, Eignungsprofile oder Performance-Auswertungen. GateBook bewertet keine Menschen. Deputy-, Academy-, Trainings- oder Zertifikatskontexte erzeugen nur dann eine Wirkung, wenn sie als Funktion freigegeben, fachlich vorgesehen und im konkreten Einzelfall wirksam aktiviert sind. Schulung, Teilnahme, Buchung, Zahlung, Partnerstatus, Rollenbezeichnung oder Plattformaktivität erzeugen keine automatische DeputyCertification, kein DeputyAssignment, keine Gate-Freigabe und kein Zertifikat. GateBook ersetzt keine menschliche Verantwortung, keine rechtliche Prüfung, keine Datenschutzprüfung, keine Governance-Freigabe, keine Compliance-Prüfung und keine Entscheidung durch die zuständige Organisation. 12. Zulässige Nutzung GateBook darf nur im Rahmen der freigegebenen Konten, Organisationen, Rollen, Berechtigungen, Sichtbarkeiten, Testzwecke und Produktgrenzen genutzt werden. Zulässig ist insbesondere die Nutzung für: • Konto, Login, geschützte persönliche Übersicht und Profilverwaltung, • freigegebene Organisations- und Arbeitskontexte, • Einladungen, Mitgliedschaften und Rollenverwaltung im vorgesehenen Umfang, • geschützte Entwürfe und Dokumentation, • Evidence-, Governance-, Gate- und Decision-Record-Flows, soweit freigegeben, • Supportkommunikation und transaktionale Systemmails, soweit freigegeben. 13. Unzulässige Nutzung Unzulässig ist insbesondere: • falsche Rollen-, Zertifikats-, Nachweis-, Gate-, Deputy-, Organisations- oder Unternehmensbehauptungen, • Nutzung fremder Identitäten oder unberechtigte Beanspruchung von Organisationsrechten, • Veröffentlichung oder Verarbeitung vertraulicher Unternehmensdaten ohne Berechtigung, • Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter ohne zulässige Grundlage, • Nutzung zur Mitarbeiterüberwachung, Leistungsbewertung, Antwortzeitbewertung, Aktivitätskontrolle, People Analytics, Rankings, Scores oder automatischen Eignungsaussagen, • Nutzung als klassische Jobbörse, Candidate-Search-System, Talentpool, Social Network, Follower-, Like-, Feed-, Reichweiten- oder Ranking-System, • Umgehung von Zugriffskontrollen, Rollenrechten, Sichtbarkeitsgrenzen oder Freigabeprozessen, • Manipulation von Evidence, Decision Records, Nachweisen, Auditspuren oder Freigabehistorien, • Scraping, Spam, Malware, Phishing, Sicherheitsangriffe, unautorisierte Lasttests oder sonstige Störung des Betriebs, • öffentliche Weitergabe von Zugangsdaten, Tokens, Sessiondaten, Einladungslinks oder vertraulichen Informationen, • Nutzung zu rechtswidrigen, irreführenden, diskriminierenden, belästigenden oder zweckwidrigen Handlungen. 14. Datenschutz, Consent, Cookies und Studiennutzung Die Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der Datenschutzerklärung. Diese Nutzungsbedingungen ersetzen keine Datenschutzerklärung und keine gesetzlich erforderliche Information, Einwilligung oder Freigabe. Einwilligungen und Freigaben müssen zweckbezogen, aktiv und nachvollziehbar erfolgen, soweit sie erforderlich sind. Keine Freigabe entsteht durch Schweigen, Fristablauf, Registrierung, Einladung, Layoutwechsel, Supportkontakt oder bloße technische Sichtbarkeit. Beta-Zugang ist nicht automatisch Studien-Consent. Studien-, Forschungs-, Produktverbesserungs-, Marketing-, Case-Study-, Referenz-, Nachweisfreigabe- oder Public-Profile-Zwecke benötigen, soweit erforderlich, eine gesonderte Information, Rechtsgrundlage oder Einwilligung. Cookies, Local Storage, Session Storage und vergleichbare Technologien werden nur nach Maßgabe der Datenschutzerklärung, eines etwaigen Cookie-/Storage-Hinweises und der gesetzlichen Anforderungen eingesetzt. 15. Verfügbarkeit, Änderungen und Datensicherung Der Anbieter bemüht sich um einen stabilen Beta-Betrieb, schuldet jedoch keine bestimmte Verfügbarkeit, keine bestimmte Antwortzeit, keine bestimmte Mailzustellung, keine bestimmte Funktionstiefe und keinen dauerhaften Bestand einzelner Beta-Funktionen, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist. Wartung, Sicherheitsmaßnahmen, Fehlerbehebung, Missbrauchsabwehr, Providerstörungen, rechtliche Prüfungen oder Beta-Entscheidungen können zu Einschränkungen, Unterbrechungen oder Änderungen führen. Nutzer und Organisationen bleiben dafür verantwortlich, geschäftlich, rechtlich oder organisatorisch erforderliche Unterlagen außerhalb von GateBook angemessen zu sichern. GateBook darf im Beta-Betrieb nicht als alleinige revisionssichere Ablage, alleinige Personalakte, alleiniger Nachweisarchivort oder alleinige Rechts-/Compliance-Dokumentation verwendet werden, solange dies nicht ausdrücklich freigegeben ist. 16. Support und Sicherheitsmeldungen Support erfolgt über [Supportkontakt] im jeweils freigegebenen Umfang. Ein bestimmter Supportumfang, eine bestimmte Reaktionszeit oder eine bestimmte Lösung wird im Beta-Betrieb nicht zugesagt, soweit nichts anderes vereinbart ist. Sicherheitslücken, unberechtigte Zugriffe oder Missbrauchsverdacht sind unverzüglich über [Security-/Supportkontakt] zu melden. Unautorisierte Penetrationstests, Scans, Lasttests oder Exploit-Versuche sind untersagt. 17. Laufzeit, Beendigung, Sperrung und Löschung Nutzer können die Schließung ihres Kontos oder die Entfernung aus einem Organisationskontext über [Kontaktweg] anfragen. Organisationen können Mitglieder im vorgesehenen Umfang entfernen oder Rollen ändern. Der Anbieter kann den Zugang einzelner Nutzer, Organisationen oder Beta-Teilnehmer aus sachlichem Grund sperren, einschränken oder beenden. Ein sachlicher Grund liegt insbesondere vor bei Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen, Sicherheitsrisiken, Missbrauch, rechtlichen Risiken, Ende der Beta, Wegfall der Freigabe, unzutreffenden Angaben, Inaktivität oder betrieblicher Notwendigkeit. Datenexport, Löschung, Sperrung, Redaction, Aufbewahrung und weitere Verarbeitung nach Beendigung richten sich nach der Datenschutzerklärung, gesetzlichen Pflichten, berechtigten Sicherheits-, Nachweis-, Audit- und Streitbeilegungsinteressen sowie den technisch freigegebenen Export- und Löschprozessen. 18. Rechte an GateBook Alle Rechte an GateBook, insbesondere an Software, Benutzeroberflächen, Designs, Datenmodellen, Texten, Marken, Logos, Dokumentationen, Workflows und Konzepten, verbleiben beim Anbieter oder den jeweiligen Rechteinhabern. Nutzer erhalten nur das einfache, nicht übertragbare, widerrufliche und auf den freigegebenen Zweck beschränkte Recht, GateBook im Rahmen dieser Nutzungsbedingungen zu nutzen. Reverse Engineering, Kopieren, Weiterverkauf, öffentliche Bereitstellung, Unterlizenzierung oder zweckfremde Nutzung sind untersagt, soweit dies nicht gesetzlich zwingend erlaubt oder ausdrücklich freigegeben ist. 19. Gewährleistung GateBook wird im Beta-Betrieb bereitgestellt. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass GateBook jederzeit fehlerfrei, unterbrechungsfrei, vollständig, für jeden konkreten Zweck geeignet oder mit jeder technischen Umgebung kompatibel ist. Gesetzlich zwingende Rechte bleiben unberührt. Garantien bestehen nur, wenn sie ausdrücklich und schriftlich als Garantie bezeichnet werden. 20. Haftung Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach zwingenden gesetzlichen Haftungsvorschriften sowie im Umfang ausdrücklich übernommener Garantien. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung Nutzer regelmäßig vertrauen dürfen. In diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten gesetzlicher Vertreter, Mitarbeitender und Erfüllungsgehilfen des Anbieters. Haftungsbeschränkungen gelten nicht, soweit sie gesetzlich unzulässig sind. Sie beschränken insbesondere keine zwingenden Datenschutz-, Sicherheits-, Informations- oder Verbraucherrechte. 21. Änderungen dieser Nutzungsbedingungen Der Anbieter kann diese Nutzungsbedingungen ändern, wenn dies wegen neuer Funktionen, technischer Änderungen, Sicherheitsanforderungen, rechtlicher Änderungen, Beta-Weiterentwicklung, Missbrauchsabwehr oder organisatorischer Anpassungen erforderlich ist. Wesentliche Änderungen werden in geeigneter Weise mitgeteilt. Soweit eine Zustimmung erforderlich ist, kann die weitere Nutzung von GateBook von dieser Zustimmung abhängig gemacht werden. Ohne erforderliche Zustimmung kann der Anbieter den Zugang beenden oder auf den bisherigen zulässigen Umfang beschränken. 22. Rechtswahl und Gerichtsstand Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts, soweit dem keine zwingenden gesetzlichen Vorschriften entgegenstehen. Ist der Vertragspartner Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen Nutzungsbedingungen der Sitz des Anbieters, soweit gesetzlich zulässig. Zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt. 23. Schlussbestimmungen Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gelten die gesetzlichen Vorschriften. Diese Nutzungsbedingungen ersetzen keine Datenschutzerklärung, kein Impressum, keine individuelle Organisationsvereinbarung, keine Auftragsverarbeitungsvereinbarung, keine arbeitsrechtliche oder betriebsverfassungsrechtliche Prüfung und keine gesonderte Einwilligung, soweit eine solche erforderlich ist.